Kommunikation: E-Mail

Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Menden (Sauerland)

1 Zugangseröffnung

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Menden (Sauerland) für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3a VwVfG NRW ist eröffnet.

2 Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Menden (Sauerland) bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an:

  • E-Mail
  • De-Mail
  • Portal "Serviceportal der Stadt Menden (Sauerland)"
    In Vorbereitung, verfügbar voraussichtlich ab Mitte 2018

Bitte beachten Sie Folgendes: Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann elektronisch auf verschiedenen Wegen ersetzt werden. Die bei der Stadt Menden (Sauerland) eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

2.1 E-Mail

2.1.1 Formfreie und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, können Sie einfach per E-Mail an uns schicken. Unverschlüsselte E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet und für jeden Hacker lesbar und können ggf. auch gefälscht oder verändert werden.

2.1.2 Vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen müssen Ihre Nachrichten verschlüsselt werden. Die Stadt Menden (Sauerland) wird in Kürze ein Verschlüsselungsverfahren für E-Mails anbieten.
Tipp: Bereits jetzt steht Ihnen die verschlüsselte Kommunikation per De-Mail zur Verfügung!

2.1.3 Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per E-Mail

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung von E-Mail durch die Übermittlung elektronischer Dokumente als Anhang einer E-Mail ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein müssen. Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie unter
https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Service-Funktionen/ElektronischeVertrauensdienste/QES/FAQ/faq-node.html

2.1.4 Größenbeschränkung für E-Mails

Die Größe der annehmbaren E-Mails wird beschränkt auf 3 Megabyte.

2.1.5 Das Problem "Schadsoftware"

Eingehende E-Mails werden automatisch auf schädliche Inhalte überprüft. E-Mails, die den gängigen Internetstandards oder den allgemeinen Empfehlungen des BSI bzw. anderer Institutionen nicht entsprechen, werden nicht an den Empfänger weitergeleitet.
Wenn Ihre Mails Schadsoftware enthalten, werden diese Mails komplett von unseren Schutzprogrammen gelöscht. Da wir leider nicht unterscheiden können, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war oder Ihr Computer unwissentlich von Schadsoftware befallen wurde, erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung. Wenn Sie nach einer Mail an uns eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns!
Bitte schicken Sie uns keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing-Versuche ist.

2.2 De-Mail - vertrauliche und Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation

Die Stadt Menden (Sauerland) ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich. Die zentrale Eingangsadresse ist:

stadt@menden.de-mail.de

Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Weitere Informationen zu De-Mail finden Sie hier:
https://www.cio.bund.de/Web/DE/Innovative-Vorhaben/De-Mail/Haeufig-gestellte-Fragen/haeufig_gestellte_fragen_node.html

2.3 Portal - Serviceportal der Stadt Menden (Sauerland)

In Vorbereitung, verfügbar voraussichtlich ab Mitte 2018

Über das Serviceportal der Stadt Menden (Sauerland) werden Sie sicher und verschlüsselt mit der Stadt Menden (Sauerland) kommunizieren können. Dies gilt sowohl für formlose wie auch formgebundene Kommunikation.

Zum Ersatz einer gesetzlich geforderten Schriftform muss bei einem Teil der Angebote der elektronische Identitätsnachweis (eID) des Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels genutzt werden.

2.4. Zulässige Dateiformate für Dateianhänge

Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir nicht für jedes Dateiformat die erforderlichen Programme vorhalten können.

Folgende Dateiformate können bei uns verarbeitet werden:

  • Textdateien (.txt, .csv)
  • Portable Document Format (.pdf) ohne Makros
  • RichText Format (.rtf)
  • Microsoft Office Word Dokument (.doc und .docx) ohne Makros
  • Microsoft Office Excel Arbeitsmappe (.xls und .xsls) ohne Makros
  • Microsoft Office Powerpoint Präsentation (.ppt und .pptx) ohne Makros
  • Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp, .png)

Abweichende Dateiformate können grundsätzlich nicht akzeptiert werden.

Hinweis: E-Mail ist generell kein guter Weg zur Übertragung von Dateien. Falls Sie eine Datei an die Stadt Menden senden müssen, die wegen ihrer Größe, Vertraulichkeit oder ihres Dateityps nicht als E-Mail-Anhang geeignet ist, haben wir eine bessere Lösung als E-Mail. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall Ihre/n Kommunikationspartner/in bei der Stadt Menden, die/der vom internen IT-Service weiter unterstützt wird.

2.5 Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit oder Verarbeitbarkeit der elektronischen Zusendung

Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig ist oder verarbeitet werden kann, setzen Sie sich bitte vorher mit dem gewünschten Empfänger in Verbindung. Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an die Telefonnummer 02373-903-555.

Bei der Zustellung durch externe Provider können durchaus längere Weiterleitungszeiten bestehen und E-Mails schon einmal nicht kurzfristig ankommen.

Sollten Sie auf elektronischem Wege Terminvereinbarungen treffen oder einfache, vielleicht sogar zeitgebundene Erklärungen abgeben wollen, sollten Sie sich den Empfang bestätigen lassen.

Zentrale E-Mail-Adresse für elektronische Kommunikation

Für die elektronische Kommunikation hat die Stadt Menden (Sauerland) zentrale Adressen eingerichtet:

E-Mail-Adressen für elektronische Kommunikation mit den zuständigen Stellen und MitarbeiterInnen

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Diese Mailadressen stellen keinen offiziellen Maileingang dar. Bitte nutzen Sie auch diese Adressen nur für E-Mails des "einfachen Tagesgeschäftes".

Technisch bedingte Einschränkungen beim Versand von E-Mails

Sollten Sie auf diesem Wege Terminvereinbarungen vornehmen oder einfache, vielleicht sogar zeitgebundene Erklärungen abgeben wollen, wird empfohlen, sich den Empfang bestätigen zu lassen, da bei der Zustellung durch externe Provider durchaus längere Weiterleitungszeiten nach hier bestehen können und E-Mails schon einmal nicht termingerecht ankommen.