Kommunikation: E-Mail

Elektronische Kommunikation per E-Mail mit der Stadt Menden (Sauerland)

Teilweise Zugangseröffnung nach §3a VwVfG

Die elektronische Kommunikation mit der Stadt Menden (Sauerland) richtet sich für den Bereich der Verwaltungsverfahren nach §3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Landes NRW (VwVfG NRW).
Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen sog. "Zugang" eröffnet hat. Die Stadt Menden (Sauerland) hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation teilweise eröffnet.

Nachstehend wird die Art und Weise beschrieben, wie Sie mit der Stadt Menden (Sauerland) elektronisch per E-Mail kommunizieren können. Beachten Sie dabei bitte, dass diese Hinweise nur für die Kommunikation mit der Stadt Menden (Sauerland) gilt und nicht für Angebote von Dritten, auf die möglicherweise verwiesen wird (z. B. andere Behörden).

Bitte berücksichten Sie: Die Kommunikation per E-Mail über das Internet ist - technisch gesehen - unsicher. Unberechtigte Dritte können Kenntnis vom Inhalt von E-Mails nehmen und diese sogar manipulieren. Bei vertraulichen oder personenbezogenen Inhalten ist der Versand per E-Mail nicht zu empfehlen.

Rechtliche Wirksamkeit von Zusendungen per E-Mail

Für alle elektronischen Zusendungen an die Stadt Menden (Sauerland) - also für E-Mails sowie Anhänge - gilt:

Rechtlich bindende Willenserklärungen können zurzeit nicht wirksam elektronisch an die Stadtverwaltung abgegeben werden. Ein Zugang Ihrer Erklärung sowie eine Rechtswirkung entstehen nicht.

Verfahrensweise bei Erfordernis der förmlichen Zustellung sowie bei Einsatz von Verschlüsselungen und Signaturen

Bitte weichen Sie in den drei nachstehenden Fällen bis auf weiteres auf die konventionellen Kommunikationswege aus:

  • Keine förmliche Zustellung auf elektronischem Wege
    In einem Verwaltungsverfahren, welches eine förmliche Zustellung erfordert, ist die elektronische Kommunikation zurzeit leider nicht möglich.
  • Keine Unterstützung von Verschlüsselung
    Die Stadt Menden (Sauerland) setzt  zurzeit noch keine Technik zur Entschlüsselung verschlüsselter E-Mails ein. Eingehende verschlüsselte E-Mails werden automatisiert abgefangen und aus Sicherheitsgründen zunächst nicht an den internen Empfänger weitergeleitet.Eine Ausnahme von dieser Vorgehensweise können hier Übermittlungsvorgänge darstellen, bei denen Datenschutz oder Vertraulichkeit gewährleistet sein sollen und die sich dabei an die folgenden Regeln halten:

    In diesen Fällen können passwortgeschützte Word-, Excel- oder Zip-Dateien nach hier zugesandt werden, deren Kennwort auf geeignete Weise (bspw. telefonisch, nicht aber in der gleichen E-Mail) an den Empfänger übermittelt wird. Solchermaßen "verschlüsselte" E-Mails bzw. deren Anhänge werden vor Weiterleitung an den eigentlichen Empfänger vorab zentral auf schädliche Inhalte untersucht.

    Auch der Einsatz einer Verschlüsselung schließt den Zugang von Erklärungen, die rechtliche Wirkungen entfalten sollen, aus.

    Bitte verzichten Sie auf die Zusendung von E-Mails mit Anhängen in anderen als den vorgenannten Formaten - diese werden aus grundsätzlichen Erwägungen nicht an den Empfänger weitergeleitet. Senden Sie in solchen Fällen bitte vertrauliche oder schutzwürdige Informationen auf konventionellen Versandwegen zu (Briefpost o. ä.).
  • Keine Unterstützung von Signaturen
    Entsprechend § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte "elektronische Form" (gemeint ist die sog. " Signatur") ersetzt werden. Die Stadt Menden (Sauerland) kann zurzeit noch keine elektronischen Signaturen technisch auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Eingehende signierte E-Mails werden ohne Prüfung an den Empfänger weitergeleitet und entfalten lediglich informatorische Wirkung über den Absender, ohne die gewünschte Authentifizierung.

Zugelassene Dateiformate für E-Mail-Anhänge ("Attachments")

Für die Zustellung von E-Mail-Anhängen gelten aus Sicherheitsgründen Einschränkungen:

  • E-Mails mit zurzeit unbedenklichen Dateitypen werden direkt zugestellt.
  • E-Mails mit weniger bedenklichen Dateitypen werden zeitversetzt zugestellt.
  • E-Mails mit bedenklichen Dateitypen verbleiben in einer "E-Mail-Quarantäne".

Hinweis: Der einfachste Weg ist es, auf Dateianhänge zu verzichten und die gewünschten Informationen direkt in die E-Mail aufzunehmen.

Folgende Mail-Anhänge werden direkt zugestellt:

  • Textdateien (TXT)
  • Portable Document Format (PDF) -unverschlüsselt-
  • Portable Network Graphics (PNG)
  • JPEG nach ISO/IEC 10918-1 (JPG)
  • Graphics Interchange Format (GIF)
  • Windows Bitmap (BMP)

Einige Anhänge werden erst nach einer zweitägigen Quarantäne und einer zusätzlichen Prüfung automatisch an die Empfänger zugestellt:

  • Microsoft Office Word 2007-Dokument (DOCX)
  • Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappe (XLSX)
  • Microsoft Office PowerPoint 2007-Präsentation (PPTX)

Abweichende Dateiformate können grundsätzlich nicht akzeptiert werden.

Hinweis: E-Mail ist generell kein guter Weg zur Übertragung von Dateien. Falls Sie eine Datei an die Stadt Menden senden müssen, die wegen ihrer Größe, Vertraulichkeit oder ihres Dateityps nicht als E-Mail-Anhang geeignet ist, haben wir eine bessere Lösung als E-Mail. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall Ihre/n Kommunikationspartner/in bei der Stadt Menden, die/der vom internen IT-Service weiter unterstützt wird.

Größenbeschränkung für E-Mails, Prüfung auf schädliche Inhalte

Die Größe der annehmbaren E-Mails ist beschränkt auf 3 Megabyte.

Eingehende E-Mails werden automatisch auf schädliche Inhalte überprüft. E-Mails, die den gängigen Internetstandards oder den allgemeinen Empfehlungen des BSI bzw. anderen Institutionen nicht entsprechen, werden nicht an den Empfänger weitergeleitet.

Automatische Rückmeldung bei E-Mails, die nicht hier verarbeitet werden können

Computerviren, allgemeine technische Probleme, Verwendung falscher Formate oder sonstige Abweichungen von den vorstehenden Rahmenbedingungen können zur Folge haben, dass eine E-Mail von Ihnen eventuell nicht verarbeitet werden kann. In diesem Fall werden Sie - soweit technisch möglich - darüber automatisiert informiert.

Zentrale E-Mail-Adresse für elektronische Kommunikation

Für die elektronische Kommunikation per E-Mail hat die Stadt Menden (Sauerland) eine zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet.
Diese lautet: stadt@menden.de

E-Mail-Adressen für elektronische Kommunikation mit den zuständigen Stellen und MitarbeiterInnen

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Diese Mailadressen stellen keinen offiziellen Maileingang dar. Bitte nutzen Sie auch diese Adressen nur für E-Mails des "einfachen Tagesgeschäftes".

Technisch bedingte Einschränkungen beim Versand von E-Mails

Sollten Sie auf diesem Wege Terminvereinbarungen vornehmen oder einfache, vielleicht sogar zeitgebundene Erklärungen abgeben wollen, wird empfohlen, sich den Empfang bestätigen zu lassen, da bei der Zustellung durch externe Provider durchaus längere Weiterleitungszeiten nach hier bestehen können und E-Mails schon einmal nicht termingerecht ankommen.