Das Rechnungsprüfungsamt wurde am 23.04.2024 einstimmig vom Rat der Stadt Menden (Sauerland) mit der Prüfung der Rechtmäßigkeit der gem. § 10 der Hauptsatzung in Verbindung mit der GO NRW und der EntschVO NRW in der laufenden Wahlperiode erfolgten Zahlungen von Aufwandsentschädigungen und des Verdienstausfallersatzes an die Ratsmitglieder und Sachkundigen Bürger (Gremienmitglieder) beauftragt.
Die Verdienstausfallentschädigungen basieren auf der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen, der Verordnung über die Entschädigung der Mitglieder kommunaler Vertretungen und deren Ausschüsse im Land Nordrhein-Westfalen - Entschädigungsverordnung Nordrhein-Westfalen (EntschVO NRW), der Hauptsatzung der Stadt Menden (Sauerland) sowie der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Menden (Sauerland). Neben den Aufwandsentschädigungen der Rats- und Gremienmitglieder hat das Land geregelt, dass für bestimmte Gruppierungen auch Verdienstausfälle, die durch die Wahrnehmung des Mandates entstehen, erstattet werden. Eine Verdienstausfallentschädigung wird nur auf Grundlage einer entsprechenden Antragstellung gezahlt.
Im Rahmen dieses Prüfungsauftrages konnte die örtliche Rechnungsprüfung Unstimmigkeiten, die sowohl die vorliegende Aktenlage (entsprechende Nachweise) als auch die daraus folgende ordnungsgemäße Bearbeitung, bei der Berechnung und Auszahlung von Verdienstausfallentschädigungen feststellen. Diese reichten bis in vorherige Ratsperioden zurück.
Aufgrund der größtenteils fehlenden Nachweise erfolgte wegen mangelnder Aktenlage die Rückgabe an das Bürgermeisterbüro. Dieses hat dann jeden Fall gemeinsam mit der örtlichen Rechnungsprüfung im Detail geprüft und notwendige Angaben - soweit erforderlich - nachgefordert und neu bewertet.
Hierbei ist deutlich geworden, dass es bei der Berechnung wie auch der Überprüfung der Voraussetzungen des Verdienstausfalles seitens der Verwaltung zu unrichtigen Einschätzungen der Rechtslage gekommen ist, die zu Fehlberechnungen geführt haben. „Hierfür“, so Bürgermeister Roland Schröder, „kann ich mich als Verwaltungsleiter nur entschuldigen“.
Durch den Prüfauftrag des Rates werden diese Fälle zurzeit durch die Verwaltung aufgearbeitet und stehen kurz vor dem Abschluss. Zuviel gezahlte Verdienstausfälle müssen von den Betroffenen trotz der Versäumnisse der Verwaltung zurückgefordert werden.
„Ich möchte betonen“, so Bürgermeister Roland Schröder, „dass dieses Verfahren schon in den vorhergehenden Ratsperioden angewendet wurde und daher verwaltungsseitig leider nicht hinterfragt worden ist. Ich bedauere dies sehr“. Wichtig sei nun für die neue Ratsperiode, die am 1.11.2025 beginnt, dass solche Versäumnisse nicht mehr vorkommen. Daher werde es im Oktober eine Veranstaltung für die neuen Ratsmitglieder und sachkundigen Bürgerinnen und Bürger geben, um über den rechtsicheren Umgang mit Verdienstausfallzahlungen zu informieren. „Wir haben als Verwaltung aus unseren Fehlern gelernt, um diese zukünftig zu vermeiden“.
Da es sich um eine detaillierte Einzelfallprüfung handelt, in deren Rahmen jede Sitzungsteilnahme individuell betrachtet werden muss, sind noch nicht alle Fälle abschließend geprüft.
Bis zum jetzigen Zeitpunkt kann mitgeteilt werden, dass bisher im Rahmen rechtskräftiger Rück-forderungsbescheide die Summe von 92.053,15 € zurückgefordert werden muss.
Insgesamt handelt es sich um 42 Personen (bestehend aus Ratsmitgliedern und Sachkundigen Bürgern), für die aktuell 24 Rückforderungsbescheide erlassen wurden. In 5 Fällen handelt es sich um sogenannte Teilrückforderungsbescheide. Dem Grunde nach besteht hier ein Anspruch auf die Zahlung von Verdienstausfallentschädigung, es musste aber die Höhe des Zahlungsanspruches korrigiert werden. Fünf Fälle befinden sich noch in der Bearbeitung. Hier haben teilweise die Personen für einen bestimmten Zeitraum bereits einen Rückforderungsbescheid erhalten. Die Überprüfung ist bei diesen Fällen aber noch nicht abgeschlossen. Zu der Gesamtrückforderungssumme kann noch keine finale Aussage getroffen werden. Im unwahrscheinlichen Falle der kompletten Rückforderung könnte eine Summe von insgesamt rund 134.000 Euro entstehen. Da es aber auch hier sehr wahrscheinlich zu Teilrückforderungsbescheiden kommen wird, ist von einer geringeren Summe auszugehen.
Bei aktuell 17 Fällen wurde bisher die Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen festgestellt. Die Stadt Menden (Sauerland) verfügt zurzeit über 151 Gremienmitglieder, von denen 60 Ratsmitglieder und 91 sachkundige Bürgerinnen und Bürger sind.
Sobald die Gesamtrückforderungssumme vorliegt, wird auch diese öffentlich kommuniziert. Abschließend stellt die Verwaltung fest, dass in dem Artikel der Westfalenpost vom 11.08.2025 mit dem Satz „Das geht aus Dokumenten hervor, die die Redaktion einsehen konnte.“, könnte der Eindruck entstehen, die Verwaltung habe entsprechende Dokumente zur Einsicht zur Verfügung gestellt. „Diesem Eindruck“, so Bürgermeister Roland Schröder „trete ich mit Vehemenz entgegen“.