Das Bürgersaalgebäude ist Bestandteil des Rathauskomplexes und besitzt vielfältige, funktionale und technische Verknüfungen mit dem angrenzenden Verwaltungsgebäude, die es zu beachten gilt. Gleichzeitig prägt das Gebäude maßgeblich das städtebauliche Erscheinungbild der Bahnhofstraße als eine der Hauptachsen der Mendener Innenstadt.
Derzeit weist das Gebäude große funktionale und bauliche Mängel auf. Dies führt aufgrund der eingeschränkten Nutzungsmöglichkeiten aktuell zu einer geringen Auslastung, die weit hinter den potentiellen Möglichkeiten zurück bleibt. Zudem belastet das Gebäude in der Außenwahrnehmung die neu gestaltete Bahnhofstraße und die angrenzenden innerstädtischen Veranstaltungsflächen „Zeltdachbereich“ und „Platz vor dem neuen Rathaus“.
Das sie das vorhandene Potential des Gebäudes wertschätzen, dokumentierten über 8.000 Bürgerinnen und Bürger im Jahr 2019 durch ein Bürgerbegehren mit dem Wunsch, das Gebäude zu erhalten und zu einem funktionsfähigen und qualitätsvollen Bürgerhaus umzubauen.
Bereits die Erarbeitung des Nutzungskonzeptes und des Raumprogramms für das Bürgerhaus fand unter intensiver Bürgerbeteiligung statt. Dieser Weg wurde konsequent weitergeführt. Begleitet durch den Arbeitskreis Bürgerhaus, bestehend aus den Vertretern des Bürgerbegehrens, der Politik und der Verwaltung erarbeiteten die Planer die erforderlichen Unterlagen für den Förderantrag. Auf einstimmigen Beschluss des Rates konnte so der Förderantrag fristgerecht im September 2020 bei der Bezirksregierung eingereicht werden, trotz der erschwerten Rahmenbedingungen durch die Corona-Pandemie.